Zadaj sobie pytanie, czy i jakiej potrzebujesz pomocy. Zastanów się, czy aby na pewno potrzebujesz Wirtualnej Asystentki. Na wstępie spisz sobie obowiązki, jakimi miałaby się zajmować. Zrozumienie i określenie ogólnej roli i obowiązków, które pełni Wirtualna Asystentka jest kluczowe, jeśli chcesz, aby ta współpraca przebiegła pomyślnie. Przy wyborze Wirtualnej Asystentki, zastanów się także, czy chcesz WA, która jest reaktywna, proaktywna czy może łączy te dwie cechy.
Reaktywna WA
Reaktywna WA? To taka, która wykonuje powierzone Ci zadania, które mają przez Ciebie określony termin i nie wykracza swoimi zadaniami poza ten obszar. Zasadniczo, wykonuje tak, jak jej powiedziano, bez większej ingerencji w Twój biznes.
Proaktywna WA
Dzieli się swoimi opiniami, swoją wiedzą w znalezieniu alternatywnych rozwiązań. Odgrywa nieco większą rolę w Twoim biznesie. Oprócz wykonania poszczególnych zadań asystentka wychodzi z własną inicjatywą, przedstawia rady i sugestie, jeśli widzi bardziej skuteczny lub wydajny sposób działania, niż ten, który właśnie zaproponowałaś.
Podstawowe wartości i cele
Wirtualna asystentka może być zbawieniem dla Ciebie i Twojego biznesu. Podobnie jak każdy inaczej zatrudniany pracownik musi czuć się potrzebna, ważna i doceniana. Aby praca przebiegała, jak należy, musisz także przekazać Wirtualnej Asystentce, to kim jesteś, jakimi wartościami kierujesz się podczas prowadzenia firmy, jakie masz cele i wizje na jej rozwój. Takie podejście pozwoli Ci zbliżyć się ze współpracownikiem, zachęcić go do większego zainteresowania.
Twoja wizja firmy, jej podstawowe wartości pomogą Ci upewnić się, że wybierasz odpowiednią Wirtualną Asystentkę. Czy praca z osobą, której wartości życiowe zupełnie nie pokrywają się z Twoimi, ma szansę na przetrwanie?. Po zatrudnieniu te podstawowe wartości pokazują również pracownikom i współpracownikom, w jaki sposób oczekuje się, że będą się zachowywać i działać, reprezentując firmę. (np. podczas komunikacji mailowej z Twoimi Klientami).
Komunikacja
Obie określcie, jak lubicie pracować, z jakich narzędzi korzystacie, postarajcie się dostosować je, tak aby, jak najlepiej działać na korzyść Twojej firmy. Przedstaw swojej WA, jak postrzegasz ich rolę w Twojej firmie.
Wirtualna asystentka, tak jak każdy inny nowy pracownik, potrzebuje czasu, aby wdrożyć się w specyfikę Twojego biznesu, wyszkolić się do roli, do której go potrzebujesz. Potrzebują czasu także na dostosowanie się do konkretnego sposobu wykonywanych zadań, do narzędzi itd. Dlatego tak ważne jest, aby przy wstępnej rozmowie kwalifikacyjnej określić, z jakich narzędzi korzystasz i spytać WA, czy zna te programy lub, czy z nich korzysta. To powinno wyeliminować problemy związane z długotrwałym wdrażaniem.
Nigdy nie ma głupich pytań
Bez względu na to, jak bardzo uzdolniona jest Twoja Wa, ważne jest, aby odpowiadać na zadanie pytania, Twoja WA musi poczuć, że jeśli napotka problem lub nie będzie zgadzać się z Twoją opinią, ma z kim porozmawiać i podzielić się tą informacją. To, w jaki sposób się z nimi komunikujesz i jak przeprowadzasz rozmowy, nakreśla im, jak zamierzasz kontaktować się z nimi w przyszłości. Pomysł o Wirtualnej Asystentce bardziej jak o partnerze biznesowym, kimś, kto świadczy usługi dla Twojej firmy, bo de facto przecież tak właśnie jest.
Podusmowanie
Wybranie Wirtualnej Asystentki odpowiadającej Twoim potrzebom nie jest takie łatwe, to nie wybieranie koloru na ścianę (chociaż i to czasem może przysporzyć niemałych kłopotów). Pamiętaj, że zawsze możesz sprawdzić, w jaki sposób Twoja przyszła WA kontaktuje się w mediach społecznościowych, na grupach lub mailowo. Zwróć uwagę, jak traktuje innych ludzi, czy i jakie ma opinie na temat pracy. Nie bój się podejmować nowych współprac, jeśli czujesz, że nie dajesz rady sama prowadzić biznesu. Znajdź odpowiednią osobę i rozwijaj się w szybszym tempie.
