Pracując jako Wirtualna Asystentka, z pewnością mierzysz się z naprawdę dużą ilością zadań do zrealizowania. Często zadania te podzielone są dodatkowo na różnych klientów, musisz pamiętać o terminach, a przede wszystkim sprawnie zarządzać swoim czasem, żeby nie tracić go na niezorganizowane działania. Nawet jeśli do tej pory trochę ginęłaś pod stosem żółtych karteczek i nie do końca odnajdywałaś się w tym chaosie, przychodzę do Ciebie z niesamowicie prostym, a efektywnym rozwiązaniem.
Calendar blocking
Ja sama od lat jestem wielką fanką systemu bullet journal i generalnie rzecz ujmując, analogowa ze mnie dziewczyna. Uwielbiam wszelkie notesy, pióra, odręczne zapiski… Natomiast odkąd współpracuję z wieloma klientami i muszę być odpowiedzialna za kilka projektów na raz, ten system po prostu się u mnie nie sprawdza.
Moim odkryciem epoki był calendar blocking. Brzmi zabawnie, bo przecież wpisywanie w kalendarz to nic odkrywczego? A jednak. Właściwe wykorzystywanie tej techniki robi ogromną różnicę. Calendar blocking to nic innego, jak przydzielenie swoim zadaniom konkretnych bloków czasowych i równomierne rozłożenie ich na swój dzień pracy.
Narzędzia
Podstawowym narzędziem, którego warto używać do metody calendar blocking, jest kalendarz, a najlepiej, gdyby był to kalendarz elektroniczny lub online. Dzięki temu, gdy nasze plany zmieniają się dynamicznie, nie będziemy mieć problemu z dostosowaniem swoich bloków czasowych do nowej sytuacji. Klasyczny kalendarz oczywiście także daje radę, ale tylko, jeśli wszechobecne bazgroły i skreślenia nie zaburzają Twojego zmysłu estetyki.
Moim numerem jeden w tej kategorii jest Kalendarz Google. Nie dość, że pozwala mi na elastyczne planowanie, to jeszcze ma możliwość udostępniania i współdzielenia kalendarzy — to świetna opcja, jeśli potrzebujesz ustalać ze swoimi klientami konkretne, wspólne terminy.
Jak to się robi?
Metodę calendar blocking najłatwiej wdrożyć, jeśli na początku określimy aktywności, które są regularne. Ustalmy sobie czas na poranne zajęcia — może rano lubisz potrenować, piszesz dziennik lub chcesz spędzić spokojny kwadrans przy kubku kawy? Dodaj to do swojego kalendarza, zaplanuj ten kwadrans, ten blok ma pojawić się wizualnie w Twoim planie dnia. Zaplanuj czas na przygotowanie posiłku, a nawet relaks.
Każde kolejne regularne zadanie określ godzinowo. Używaj kodowania kolorami, przypisz je do konkretnych typów aktywności. Blokuj w kalendarzu czas na wyjścia, spotkania, sprawy osobiste i sprawy zawodowe. Kiedy Twój kalendarz wypełni się godzinowymi blokami, zmienisz nieco perspektywę postrzegania swoich zadań. Wizualna organizacja pomoże Ci wdrożyć je do realizacji i nie marnować czasu, bo w końcu kolejne aktywności także masz rozplanowane.
Calendar blocking to metoda bardzo prosta, a jednocześnie wyjątkowo skuteczna. Pozwala wizualnie określić listę swoich zadań, przypisać je do konkretnych bloków czasowych, co znacząco zwiększa szanse na ich realizację. Pomaga uporządkować chaos w obowiązkach i skonfrontować ilość podjętych działań względem czasu, którym faktycznie dysponujesz – to kluczowe, szczególnie na początku drogi jako Wirtualna Asystentka, gdy nie potrafisz jeszcze dokładnie określić, ile czasu potrzebujesz na wykonanie poszczególnych zadań.
Zarządzanie projektami
Jeśli interesuje Cię temat zarządzania sobą w czasie oraz zarządzania projektami, przeczytaj koniecznie tekst Asi o Asanie – narzędziu, dzięki któremu zapanujesz nad większą ilością zadań oraz uporządkujesz działania ze swoimi klientami.
Przeczytaj: Asana – program do zarządzania projektami Twojego Klienta
Pamiętaj także o naszej grupie na Facebooku skierowanej do Wirtualnych Asystentek — dołącz i podziel się swoimi doświadczeniami!
Pozdrowienia,
Karolina
