Praca zdalna wydaje się spełnieniem marzeń, a przynajmniej często słyszę to z ust osób, które nigdy tak nie pracowały. Kto by nie chciał mieć swojego centrum dowodzenia w zaciszu własnego domu, z wygodną kanapą, kocykiem, kubkiem herbaty i możliwością bezpardonowego paradowania w piżamie przez cały dzień? Problem zaczyna się wówczas, gdy pracując z domu, poczujemy się trochę za bardzo, jak w… domu.
Co można zrobić, żeby nie dać się ponieść wygodnemu rozleniwieniu i nie tracić z oczu naszego celu, jakim jest wykonanie konkretnych zadań i obowiązków? Mam dziś dla Ciebie 5 wskazówek, jak efektywnie pracować z domu i nie ugrzęznąć w kapciach!
1. Piżama wrogiem efektywności
Nasz wygląd ma znaczenie – nie oszukujmy się, że jest inaczej. To, w jaki sposób postrzegają nas inni ludzie, wpływa na ich zachowanie wobec nas, budowanie relacji i skuteczność naszych działań. Nie tylko inni mogą krzywo na nas patrzeć, lecz zupełnie podświadomie i my możemy tracić poczucie pewności siebie, chęć do działania i wytrwałość, gdy w lustrze, widzimy kogoś zupełnie nieogarniętego.
Nie trzeba codziennie rano wskakiwać w garnitur czy elegancką sukienkę, ale wykonywanie codziennej pracy w piżamie, albo – co gorsza – z łóżka, niestety nie wpływa pozytywnie na naszą produktywność. Co można zrobić? Zadbaj o siebie! Weź rano szybki prysznic, ubierz się tak, jakbyś miała zamiar wyjść z domu. Jeśli nosisz na co dzień makijaż, zrób przynajmniej taki minimalny. Spojrzenie na siebie w wersji gotowej do działania zdecydowanie pomaga poukładać w głowie priorytety i nie pozwolić sobie na prokrastynację przed TV przez cały dzień.
2. Bloki czasowe i efektywne przerwy
Praca efektywna wymaga mądrego zaplanowania działań i – co równie ważne – umiejętnego zorganizowania przerw i odpoczynku. Warto wybrać sobie określony sposób codziennej pracy i trzymać się go przez dłuższy czas, wyrabiając w sobie nawyki, które później będą działać na naszą korzyść.
Nie każdy freelancer ani Wirtualna Asystentka pracują w określonym trybie godzinowym, na przykład od 9:00 do 17:00. Często ilość godzin pracy zależy od obłożenia zadaniami, pakietów wykupionych przez klienta, czy sytuacji osobistej, a nawet preferencji dotyczących snu. Sama doskonale pracuję w nocy, bo odpowiada mi panująca wokół aura – cisza, spokój, chrapanie mojego psa śpiącego przy biurku… Niestety nie zawsze ulubiona pora wspiera moją efektywność. Co innego, jeśli moje zadania rozplanuję sobie godzinowo – korzystam z techniki calendar blocking, czyli bloków czasowych w kalendarzu, w ramach których skupiam się w stu procentach na określonym działaniu. Dzięki temu nic mnie nie rozprasza, nie zerkam na inne zadania, pracuję skutecznie. Co jeszcze ważniejsze – w moim kalendarzu mam także ustalony czas przerw. Co godzinę odchodzę na chwilę od komputera, żeby dać odpocząć oczom, przez chwilę się poruszać i wyprostować kręgosłup. Po każdym pełnym bloku zadań, który zwykle trwa u mnie około 2-3 godziny, robię sobie dłuższą przerwę, czasem idę z psem na spacer lub zajmuję się przez kilkadziesiąt minut czymś, co sprawia mi przyjemność. Pozwalam sobie na chwilę relaksu. Po takim odpoczynku, z chęcią wskakuję w kolejny blok czasowy i następne zadania rozpoczynam ze świeżym spojrzeniem.
3. Zmień otoczenie
Zbyt długie przebywanie w jednym miejscu może niekorzystnie wpływać na Twoją efektywność pracy. Skorzystaj z możliwości, jakie daje praca zdalna i przenieś się z laptopem do pobliskiej kawiarni. Nie tylko łykniesz trochę świeżego powietrza po drodze, lecz także masz szansę na kontakt z innymi ludźmi, którego często w pracy freelancera i Wirtualnej Asystentki brakuje. Jeśli pracujesz zamknięta w czterech ścianach, Twoje relacje mogą na tym nieco ucierpieć. Pamiętaj, że wirtualny kontakt z klientami czy kontrahentem – nawet jeśli widzicie się na Skype – to nie to samo, co rozmowa twarzą w twarz.
Udowodniono, że na niektórych pozytywnie działa tak zwany biały szum (white noise), który poprawia koncentrację. Takie dźwięki to może być na przykład niezrozumiała mieszanka głosów, rozmów, cichej muzyki i urządzeń działających w kawiarni. Może warto co jakiś czas zrobić sobie taki dzień poza domowym biurem? A jeśli o domowym biurze mowa…
4. Posprzątaj swoją przestrzeń i wydziel miejsce do pracy
Początkujące Wirtualne Asystentki często nie mają swojego miejsca w domu, które mogłyby określić mianem biura. Nie mam tu oczywiście na myśli całego lokalu nastawionego na prowadzenie biznesu, ale wyznaczenie sobie miejsca do pracy jest kluczowe, jeśli chodzi o efektywne działanie.
Bałagan, sterta rzeczy niezwiązanych z Twoją pracą, mnóstwo rozpraszaczy i niewygodne miejsce do siedzenia to czynniki odpowiadające za Twoje niezorganizowanie i frustrację. Pozbądź się tego, czego nie potrzebujesz i co Ci przeszkadza, wyznacz sobie miejsce do pracy. Jeśli nie masz biurka, przemyśl czy nie znajdzie się na nie miejsce gdzieś w rogu pokoju, nawet małe. Jeśli nie – wykorzystaj to, co masz. Stół kuchenny, podstawkę pod laptopa, wygodny fotel z dostawką i stolikiem. Uporządkuj przestrzeń wokół i przygotuj sobie narzędzia pracy tak, żebyś nie musiała co chwila biegać po domu w ich poszukiwaniu.
Świadomość, że masz swoje miejsce przeznaczone na pracę – a najlepiej tylko i wyłącznie na pracę – bardzo usprawnia działanie i pomaga skupić się na swoich zadaniach. Daje poczucie, że faktycznie jesteś teraz w pracy i pozwala przestawić Twoje myślenie na właściwe tory.
5. Naucz się kończyć pracę
W karierze freelancera i Wirtualnej Asystentki przychodzi ten moment, gdy jest coraz więcej zleceń, pracy nie ubywa, działalność zaczyna się rozkręcać i ciężko zachować zdrowy rozsądek. Jeśli chcesz pracować dobrze, efektywnie i skutecznie – musisz wiedzieć, kiedy tę pracę należy skończyć. Regeneracja organizmu jest bardzo ważna, a prepracowanie, w szczególności działając na własny rachunek, prowadzi do ekspresowego wypalenia i kłopotów z motywacją, a przede wszystkim ze zdrowiem.
Jeśli lubisz dużo pracować, to super, ja też. Pamiętaj jednak, że odpoczynek pozwala Ci poukładać wszystkie sprawy zawodowe, spojrzeć na nie z innej perspektywy, być może znaleźć lepsze rozwiązania i nabrać sił do dalszego działania. Nie zaniedbuj tej kwestii, nie pracuj 24 godziny na dobę, zadbaj o siebie, bo to w końcu Ty stanowisz swoją markę i jeśli sama sobie zaszkodzisz, kto Cię zastąpi?
Asertywność też jest szalenie istotna i musisz umieć rozmawiać z klientem o swoich potrzebach i oczekiwaniach, jeśli jego wymagania są zbyt wygórowane lub po prostu oczekuje od Ciebie zbyt wiele w kwestii Twojej dyspozycyjności. Określ jasne zasady, przykładowo: nie odbieram telefonów i nie odpowiadam na maile w weekendy, pracuję przy komputerze najpóźniej do godziny 18:00, pracuję wyłącznie w dni robocze. Własny biznes potrafi zachwiać równowagę pomiędzy pracą a życiem osobistym i trudno potem wrócić do właściwych zachowań. Pamiętaj o tym i naucz się kończyć swoją pracę w zgodzie ze sobą.
Praca zdalna może być wspaniałą przygodą, którą kształtujemy zupełnie same, na własnych warunkach. Jednak warto pamiętać o tych kilku aspektach, o których napisałam i nie zgubić w tym wszystkim siebie i swoich potrzeb.
Grupa Brand Girls – kobiece marki online
Jeśli chcesz porozmawiać z innymi Wirtualnymi Asystentkami o codzienności ich pracy, a także dowiedzieć się wielu cennych wskazówek — dołącz do naszej grupy na Facebooku!
